Основные правила цифрового этикета. Часть 2: «Видеоконференции»

Продолжаем тему этикета в Сети и сегодня рассмотрим вопрос взаимоотношений с партнерами во время видеосвязи. Данный формат по понятным причинам стал активно развиваться с весны этого года и, откровенно говоря, застал многих врасплох.

Безусловно, этикет видеоконференций, как явления нового для массовой культуры, не сформирован в качестве строго свода правил. Однако мы постарались собрать общие правила, которые позволят максимально комфортно общаться в формате видеосвязи.

В первую очередь, стоит всегда предлагать различные способы общения, чтобы учесть интересы всех сторон. Нужно определиться с тем, в какой программе будет проходить встреча. Логично выбрать распространенные и широко известные приложения, дабы не доставлять неудобство поиском неизвестного ПО.

Также необходимо обязательно заранее обговорить время начала видеоконференции и ее продолжительность, чтобы ваши собеседники могли сориентироваться и, при необходимости, скорректировать свои планы.

Подготовка к разговору по видеосвязи

  1. Проверить технические настройки и протестировать связь.

Это позволит вам избежать сбоев и срывов разговора, который впоследствии придется перенести из-за проблем со связью. Убедитесь, что микрофон и камера исправно работают, для этого можно с одним из коллег сделать тестовый звонок.

  1. Зарядить ноутбук и телефон.

Позаботьтесь о зарядке заранее, чтобы ваш разговор внезапно не прервался.

  1. Предупредить о времени.

Уважая чужое время, мы бережем свое. Сообщите всем участникам, сколько продлится встреча.

  1. Предупредить о записи звонка на видео или на диктофон.

Собеседника нужно предупредить о записи разговора и сразу пояснить, в каких целях вы планируете использовать запись. Если кто-то против, стоит согласовать с ним иной вариант коммуникации.

  1. Не опаздывать.

Пунктуальность никто не отменял. По-прежнему нужно уважительно относиться к своему и чужому времени и не заставлять собеседников ждать вас.

  1. Выбрать модератора встречи.

Должен быть один ведущий, который объясняет всем цель встречи, представляет участников и задачи каждого, следит за временем и темой дискуссии.

  1. Организовать пространство.

В вашем доме или офисе выберите тихое место, желательно с нейтральным фоном, чтобы ничто не отвлекало от разговора.

В процессе конференц-связи

  1. Представить друг другу участников, озвучить их роли, очертить рамки.

Если в группе появляются новые люди, их нужно представить и обязательно обозначить роли. Объясните, кто и о чем будет говорить. Иногда человека приглашают на совещание, где он ничего не говорит, ему неловко выйти, а спросить, зачем его пригласили, он стесняется. Заранее обдумайте целесообразность присутствия каждого участника.

  1. Выключайте микрофон, если не собираетесь говорить.

Включайте микрофон, только когда говорите, в остальных случаях внешние звуки могут помешать говорящему. Особенно если параллельно вы беседуете с кем-то и это слышат участники.

  1. Смотрите в камеру, а не на коллегу.

По привычке мы часто смотрим на свое изображение, однако со стороны кажется, что взгляд направлен в сторону и участник отвлечен. Чтобы установить контакт с собеседником, лучше смотреть в камеру: так будет яснее, что вы не отвлекаетесь и обращаетесь именно к нему.

  1. Вовремя вступать и заканчивать.

Следуйте регламенту и старайтесь не задерживать других. Если понимаете, что вам нужно чуть больше отведенного времени, извинитесь и предупредите об этом или же предложите альтернативный вариант — например, прислать часть материалов по почте.

  1. Соблюдать отведенное время.

Старайтесь всегда следовать заранее согласованному расписанию, чтобы не затягивать разговор и дать возможность другим высказаться.